予約キャンセル後の再予約案内を漏らさない3つの確認

困りごと：キャンセルを受けた後の案内が担当者任せになる

電話・予約サイト・SNSなど複数の入口からキャンセルが入ると、予約台帳は更新されても、再予約の案内をしたか、連絡を希望しているかが別のメモに残ることがあります。空き枠が出ても、案内対象をすぐに確認できず、スタッフの記憶に頼る状態になります。

日本政策金融公庫は、予約システムについて予約状況の確認やリマインドなどにより、予約対応の負担軽減やキャンセル防止につながる機能を紹介しています。国民生活センターも、飲食店の予約では日時や人数などの条件確認と、変更・キャンセル時の連絡を早めに行うことを案内しています。

発生原因：キャンセル状態と再予約の希望を分けていない

キャンセルを「削除済み」として扱うだけでは、キャンセル理由、再予約の希望、案内可能な曜日、連絡結果が分かりません。予約の状態と次の接点を同じ顧客記録に残していないことが、再予約案内の漏れにつながります。

今日からできる確認・改善

1. キャンセル受付日、元の予約内容、キャンセル理由を記録する。
2. 再予約の希望、案内可能な曜日、連絡可否を分けて確認する。
3. 案内した空き枠、連絡日、返答、次に確認する日を残す。
4. 毎日、キャンセル済み・再案内待ち・対応済みを一覧で確認する。

テンポの機能で解決する

ビジネストロング｜テンポでは、LINEから予約変更・キャンセル・再予約希望・連絡結果を記録し、店舗で決めた状態ごとに確認できます。キャンセル済み、再案内待ち、連絡済み、再予約完了などの項目を業務に合わせて設計し、空き枠が出たときの確認対象を整理します。

参照した資料

• 日本政策金融公庫：予約システムを活用しよう
• 国民生活センター：飲食店の予約に関する注意

調査日：2026年8月14日